Dokumentation – Civic Architect

Was ist Civic Architect?

Civic Architect ist ein lokales KI-System, das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Wiesloch dabei unterstützt, ihre täglichen Arbeitsprozesse zu dokumentieren.

Die Aufgabe:

Verwaltungsmitarbeiter schildern in einem KI-gesteuerten Interview ihre Arbeitsschritte — von Antragsprüfung über Genehmigungsverfahren bis zur Ablage. Die KI extrahiert automatisch:

Prozessschritte (nummerierte Ablauf-Schritte)
Beteiligte Rollen und Systeme
Input-Unterlagen und Output-Produkte
Sonderfälle und Entscheidungslogik
Automatisierungspotenziale

Das Ergebnis:

Automatisch generierte, durchsuchbare Prozessdokumentationen im Markdown-Format (Obsidian-kompatibel). Ein Wissensnetzwerk, das verwandte Prozesse erkennt und verlinkt.

Besonderheit: Alle Daten bleiben lokal auf dem Terminal-Server. Keine Cloud-Uploads, keine Datenübertragung nach außen.

Anforderungen für die Stadtverwaltung Wiesloch

Benutzer & Zugang

Nutzer: 30–50 Verwaltungsmitarbeiter (pro Schicht ~5–10 gleichzeitig)
Zugang: Über Terminal-Server-Clients (RDP/Citrix) — kein spezieller Zugang nötig, nur Web-Browser
Häufigkeit: Etwa 2–5 Interviews pro Woche (Dauer: 20–30 Min. pro Interview)

Datenschutz & Compliance

Lokale Speicherung: Prozessdokumente werden NUR auf dem lokalen Terminal-Server-Laufwerk gespeichert
KI-Requests: Intern (Claude-API mit lokalem Proxy), keine Daten an Dritte
Obsidian-Vault: Kann mit AD-Berechtigungen geschützt werden (lokale Freigabe)

Integration bestehender Systeme

Verknüpfung mit bestehenden Dokumenten-Verwaltungssystemen (optional)
Export in CSV/JSON für weitere Verarbeitung
Lesezugriff auf Prozesse via einfacher Web-UI (auch mobil)

Wie wird Civic Architect lokal gehostet?

Deployment-Modell

Das System läuft als Docker-Container auf dem Terminal-Server oder einer lokalen Mini-VM (z.B. Hyper-V).

1. Web-Anwendung (Docker)

Flask-Backend (Python) + moderne Web-UI (Tailwind CSS). Läuft auf lokal erreichbarem Port (z.B. http://localhost:8080).

2. Claude API (lokal)

Gemini 2.5 Flash über lokale Python-Lib. API-Key wird nur lokal genutzt, keine Daten-Persistierung extern.

3. Obsidian Vault (lokal)

Prozess-Markdown-Dateien werden in \\TerminalServer\Prozesse\ gespeichert. Können direkt in Obsidian auf dem Desktop bearbeitet werden.

4. Terminal-Server Zugang

Mitarbeiter öffnen Browser (Edge/Chrome) auf ihrem RDP-Terminal und navigieren zu http://localhost:8080. Fertig.

Netzwerk-Topologie

Intern: Terminal-Server ↔ Docker-Container (lokales Netzwerk)
Extern: Docker-Container → Anthropic Claude API (nur HTTPS mit API-Key) — optional durch Proxy filtert bar
Speicher: Docker-Container → SMB-Share auf lokalem Server (Backup, Archivierung)

Server- & Ressourcen-Anforderungen

Hardware (Terminal-Server oder Mini-VM)

CPU

2–4 vCores (für 10–20 gleichzeitige Nutzer genug)

RAM

8–16 GB (Docker-Container benötigt ~2 GB, Rest für Terminal-Server)

Speicher

50 GB SSD (Betriebssystem + Docker + Prozessdatenbank). Vault-Speicher wächst mit Prozessen (~1 MB pro Prozess).

Betriebssystem

Windows Server 2019+ mit Docker Desktop OR Linux (Ubuntu 20.04+)

Netzwerk

Intra-net-Zugang: Nur Terminal-Server-Clients müssen auf Port 8080 zugreifen können
Internet-Zugang: Docker-Container benötigt HTTPS zu Anthropic Claude API (api.anthropic.com)
Firewall: Ausgehend HTTPS auf Anthropic erlauben; Eingehend nur von lokalen Clients

Variante 1 (Empfohlen): Existierender Terminal-Server wird mit Docker erweitert (einfache Installation, keine neue VM).

Variante 2: Hyper-V Mini-VM mit Linux + Docker läuft parallel, mit SMB-Share zu Obsidian-Vault.

Claude Code für Entwicklung & Betrieb

Warum Claude Code?

Die Einrichtung und Wartung von Civic Architect erfordert regelmäßige Code-Anpassungen:

Integration neuer Prozess-Typen & Fachbereiche
Anpassung der KI-Prompts für bessere Extraktion
UI-Verbesserungen basierend auf Mitarbeiter-Feedback
Behebung von Bugs & Performance-Optimierung
Dokumentations-Updates & neue Features

Claude Code Nutzung

Mit Claude Code können Sie direkt:

Code lesen und verstehen
Änderungen durchführen (Dateien editieren)
Tests lokal ausführen
Docker-Container rebuilden und deployen
Debugging bei Fehlern

Lizenz: Claude Code Pro (ca. 20 USD/Monat für unbegrenzte Nutzung) kostet weniger als 90 EUR/Jahr und ist optimal für diese laufende Entwicklung.

Alternative: Claude API + Prompt-Nutzung über Web (günstiger, aber weniger komfortabel für Code-Änderungen).

Gesamtbudget & Ressourcenplanung

Jahresbudget (geschätzt)

Position	EUR/Jahr
Claude API (Gemini requests)	~50–100 €
Claude Code Lizenz (optional)	~20 EUR/Monat = 240 €/Jahr*
Server-Ressourcen (lokale VM)	0 € (existierend)
Obsidian Licenses (20 Nutzer)	~400 € (optional)
Betrieb & Support (1 Person, 4 h/Monat)	~2,000 € (intern)
TOTAL (ohne interne Betriebskosten)	~350–350 € pro Jahr

* Claude Code ist nur notwendig, wenn Sie aktiv an der Codebase ändern möchten. Für reine Nutzung nicht erforderlich.

Aufwand für die Inbetriebnahme

Installation & Konfiguration: 4–8 Stunden (mit Claude Code unterstützung)
Schulung Mitarbeiter: 2–3 Stunden (jeweils pro Schicht)
Fortlaufender Betrieb: ~4 Stunden/Monat (Monitoring, Bug-Fixes, Feature-Requests)

Interne Ressourcen

IT-Administrator: 1 Person für Erstinstallation + monatliche Wartung
Prozess-Manager: 1 Person zur Koordination von Interviews & Prozess-Validierung
Mitarbeiter (Interview-Zeit): ~2 Stunden pro Prozess (20–30 Interviews/Jahr ≈ 40–60 Stunden/Jahr verteilt)

Zusammenfassung

✓ Civic Architect ist: Eine lokale KI-Lösung zur Prozessdokumentation — datenschutz-sicher, nicht abhängig von Cloud-Anbietern.

✓ Für Wiesloch ausgelegt: Terminal-Server-Integration, lokal gehostet, einfache Bedienung für 30–50 Mitarbeiter.

✓ Kosten-effizient: ~350 EUR/Jahr Lizenzkosten + interne Betriebsressourcen. Claude Code max. 90 EUR/Monat (optional).

✓ Wartbar: Mit Claude Code + diesem Repository können Sie alle Features entwickeln, anpassen und erweitern.

Civic Architect für die Stadtverwaltung Wiesloch